Organizar un evento corporativo implica una preparación y coordinación meticulosa. En esta guía te proponemos una serie de pasos para que puedas organizar un evento productivo, divertido y exitoso para todos.
Define la finalidad y los objetivos
Si te preguntas cómo planificar un retiro corporativo, lo primero que debes hacer es definir claramente la finalidad y los objetivos de tu evento. ¿Qué deseas hacer? ¿Mejorar la cohesión del equipo? ¿Hacer sesiones de brainstorming? ¿Premiar a tus empleados? Definir tus principales objetivos determinará el resto del proceso de planificación, y te ayudará a medir el resultado después.
Elabora un presupuesto
Elabora un presupuesto detallado que cubra todos los aspectos del evento. Esto incluye el transporte, el alojamiento, las comidas, las diferentes actividades y los imprevistos. Un presupuesto bien planificado es una garantía de éxito y te evitará sorpresas económicas de último momento.
Transporte
El coste del transporte puede variar mucho en función de la ubicación del evento. Ten en cuenta todos los gastos, incluidos vuelos, trenes, autobuses, o alquileres de coche. No olvides incluir gastos como lanzaderas o taxis del aeropuerto. Muchas veces, organizar este tipo de desplazamientos en grupo puede suponer un ahorro de costes.
Alojamiento
El alojamiento será un factor muy determinante en tu presupuesto. Independientemente del tipo de alojamiento por el que optes, elige un lugar cómodo que cubra todas las necesidades del evento. Negociar tarifas grupales puede suponer descuentos.
¿Has pensado en la posibilidad de organizar el evento en un espacio de coworking/coliving? Estos lugares están diseñados para ofrecer todas las comodidades necesarias: alojamiento cómodo, salas de reuniones, zonas comunes e Internet de alta velocidad, a precios competitivos. Muchos de estos espacios ofrecen paquetes que incluyen alojamiento, comidas y acceso a instalaciones profesionales, lo que los convierte en una opción rentable y cómoda.
Mejora tu viaje de empresa con un espacio bien equipado que combina comodidad y funcionalidad.
Alimentación
La alimentación es una parte fundamental del evento. Planifica tres comidas al día, además de aperitivos y bebidas. Recuerda que puede haber participantes con restricciones alimenticias o con determinadas preferencias. Puedes optar por realizar las comidas en el lugar del evento, salir a restaurantes de la zona, o una combinación de ambos. Incluir algunas comidas especiales o cenas temáticas puede ser muy divertido.
Actividades
¿Dudas sobre cómo planificar un evento para hacer team building? Organizar diferentes actividades es una parte fundamental para la planificación del viaje de empresa. Asigna fondos para actividades de trabajo, para talleres o seminarios y para actividades de ocio como excursiones, aventuras al aire libre o experiencias culturales. Piensa en la posibilidad de contratar facilitadores profesionales para las dinámicas de team building.
Presupuesto para gastos imprevistos
Es muy importante saber que los gastos inesperados pueden surgir en cualquier momento (cambios de viaje de última hora, actividades adicionales o gastos de emergencia) y que, de hecho, siempre surge alguno. Reservar una partida del presupuesto para gastos imprevistos (generalmente entre el 10-20% del total) te permitirá cubrir gastos inesperados sin estrés.
Elige una ubicación
Elegir la ubicación correcta es muy importante para que el viaje de empresa salga bien. La ubicación debe responder a los objetivos del evento y proporcionar un entorno propicio tanto para el trabajo como para la relajación.
Clima
¿Imaginas celebrar tu evento corporativo en un lugar en el que el clima sea siempre agradable? Elige una ubicación con temperaturas estables y agradables. Las Islas Canarias, por ejemplo, ofrecen un clima ideal durante todo el año con temperaturas que oscilan entre los 18°C y los 24°C. Con esto te aseguras de que no haya cambios climáticos que perjudiquen al evento y de disfrutar plenamente de las actividades planificadas.
Mantén a todo el mundo motivado con un clima perfecto durante todo el evento.
Instalaciones
Encontrar las instalaciones adecuadas puede ser todo un reto. Los espacios de coworking y coliving, una vez más, pueden ser la respuesta a tus necesidades.
Opciones de ocio
Elige un destino que ofrezca opciones de ocio interesantes para el tiempo libre. Las Islas Canarias tienen una gran variedad de actividades, desde la exploración de paisajes volcánicos y rutas de senderismo hasta el disfrute de playas vírgenes y deportes acuáticos. Este tipo de actividades pueden mejorar mucho la experiencia y ayudar a que se formen vínculos entre las personas.
Cultura y valores
Selecciona un lugar que se adapte a la cultura y los valores de tu empresa. Las Islas Canarias ofrecen un entorno culturalmente rico, influenciado por las culturas española e indígena, y además cuentan con una población acogedora y amable. La hospitalidad del pueblo canario puede proporcionar un marco inmejorable para tu evento corporativo.
Planifica el calendario
Una agenda bien planificada es clave para lograr un equilibrio entre trabajo y descanso durante el encuentro. Esta agenda debe incluir sesiones de trabajo, actividades para fomentar el trabajo en equipo y tiempo libre.
Equilibrio entre trabajo y ocio
Crea un calendario equilibrado que incluya tanto sesiones de trabajo como actividades de ocio, para mantener a los participantes motivados y activos.
Actividades de team building
Incluye actividades de team building para fomentar la colaboración y fortalecer las relaciones. Piensa en la posibilidad de organizar talleres, juegos, aventuras al aire libre o desafíos creativos que promuevan el trabajo en equipo y la comunicación.
La logística
Una buena planificación logística es la clave para que el evento se desarrolle sin contratiempos, y esta planificación incluye el transporte, el alojamiento y las comidas.
Organización del transporte
Planifica todo lo relativo al transporte para que todos los participantes viajen con tranquilidad. Investiga formas de trasladarse en grupo como autobuses o vuelos chárter, y proporciona a los participantes instrucciones claras para el viaje.
Alojamiento y comidas
Reserva alojamiento adecuado y planifica las comidas sin olvidar a las personas con restricciones dietéticas. Si los participantes tienen diversas opciones gastronómicas y cuentan con buen alojamiento, la experiencia será un éxito garantizado.
Comunicación
La comunicación con los participantes antes, durante y después del retiro es esencial para que todo salga a pedir de boca.
Invitaciones e itinerario
Envía las invitaciones con antelación, incluyendo un itinerario detallado. Incluye toda la información necesaria, como horarios de viaje, agenda, qué llevar y cualquier trabajo preparatorio requerido.
Preferencias personales
Solicita información sobre preferencias y necesidades especiales de los participantes. Puede tratarse de restricciones dietéticas, preferencias de actividades o requisitos de accesibilidad. Adaptar el evento a las necesidades diversas garantiza inclusión y satisfacción.
Ejecución y revisión del evento
La fase de ejecución conlleva seguir el plan trazado para, después, hacer un análisis de cómo ha salido el evento.
Supervisión
Durante el viaje, supervisa todas las actividades y la logística. Resuelve los problemas de manera rápida y asegúrate que todo funcione sin contratiempos. Una buena supervisión ayuda a mantener un ambiente positivo y a resolver preocupaciones rápidamente.
Recaba opiniones después del viaje
Una vez terminado el evento, recaba las opiniones de los participantes para evaluar el resultado. Aprovecha este feedback para mejorar futuros eventos.
Planificar un viaje de incentivo requiere tener objetivos claros, una planificación detallada y una comunicación efectiva. Siguiendo estos pasos, conseguirás organizar un buen evento. Si buscas un espacio para tu offsite en las Islas Canarias, repeople te ofrece la solución perfecta. Nuestras instalaciones proporcionan una combinación perfecta de trabajo y ocio en un entorno cómodo y bien equipado. ¡Haz que tu próximo viaje corporativo sea una experiencia memorable con repeople!
